La gestión eficiente de los viajeros frecuentes es un aspecto crucial para el éxito de muchas compañías. Los viajes de negocios representan una parte significativa del presupuesto de muchas organizaciones, y la capacidad para gestionar estas partidas de manera efectiva se traduce en importantes ahorros para la organización, así como mejoras en la productividad y un aumento de la satisfacción de los empleados.
Gestionar adecuadamente estos recursos es una tarea compleja que requiere una combinación de políticas bien definidas, la tecnología adecuada, capacitación y un enfoque en la seguridad y el bienestar del empleado. Todo ello permitirá a la empresa mantener una ventaja competitiva en el mercado y la atracción de talento, pero para ello hay que tener en cuenta aspectos como los siguientes:
Importancia de la gestión de viajes de negocios
Los costos relacionados con los viajes frecuentes suelen representar una de las mayores partidas presupuestarias para una empresa. Por tanto, llevar a cabo una gestión eficiente de estos costos puede liberar recursos financieros para otras áreas críticas del negocio.
En este sentido, las empresas deben considerar no solo los gastos directos, como billetes de avión y alojamiento, sino también los desembolsos secundarios, normalmente asociados con el tiempo de viaje, la productividad del empleado y el impacto en su bienestar. Un sistema de gestión de viajes bien estructurado puede reducir el estrés y el cansancio asociado a estos desplazamientos, y ofrecer opciones de viaje cómodas puede aumentar la satisfacción de los empleados, disminuyendo la rotación de personal.
Implementación de políticas de viaje bien definidas
Una política de viajes bien definida debe incluir directrices de reserva, estableciendo procedimientos para la reserva de vuelos, hoteles y transporte terrestre. Es esencial definir los proveedores preferidos y las plataformas de reserva autorizadas, lo que asegura tarifas corporativas y condiciones más favorables.
Además, la política de reembolsos establecida por la organización debe especificar qué gastos son reembolsables y el proceso para solicitar el reembolso, incluyendo detalles sobre plazos y documentación requerida. Los límites para diversas categorías de gastos de viaje, como alojamiento y comidas, deben establecerse en función del nivel del empleado y el destino del viaje.
Uso de la tecnología
Las soluciones tecnológicas pueden simplificar enormemente la gestión de los viajes de negocios frecuentes. Los sistemas de gestión de viajes permiten la reserva de vuelos, hoteles y alquiler de automóviles, además de facilitar el seguimiento de los gastos y la generación de informes. Estas plataformas integradas ofrecen una visión consolidada de todos los aspectos relacionados con los desplazamientos, desde la planificación hasta el seguimiento y el análisis posterior al viaje.
De igual manera, las aplicaciones móviles permiten a los viajeros gestionar sus itinerarios, recibir alertas de viaje y acceder a información relevante en tiempo real. Estas aplicaciones pueden incluir funcionalidades como la gestión de tarjetas de embarque, la reserva de servicios adicionales y la navegación en aeropuertos. La integración con sistemas de planificación de recursos empresariales puede mejorar la precisión y la eficiencia en el seguimiento de gastos y la gestión de presupuestos, permitiendo una contabilidad más precisa y una planificación financiera más efectiva.
Programas de lealtad y alianzas
Aprovechar los programas de lealtad y las alianzas con aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coches puede generar importantes beneficios. Así, la acumulación de puntos permite a los empleados canjear beneficios como mejoras en vuelos, noches de hotel gratuitas y otros privilegios, lo que mejora la experiencia de viaje y aumenta la satisfacción del empleado.
Por otro lado, las empresas pueden negociar descuentos corporativos a través de alianzas estratégicas, lo que reduciría significativamente los costos de viaje. Estas alianzas también pueden incluir beneficios adicionales, como acceso a salas VIP en aeropuertos, seguros de viaje complementarios y servicios de atención preferente.
Comunicación y formación
Es vital que los empleados estén bien informados y familiarizados con las herramientas de gestión de viajes. Esto incluye información periódica acerca de las políticas de viaje definidas por la empresa y formación relacionada con el uso de herramientas tecnológicas.
La capacitación debe abordar tanto los aspectos técnicos como las mejores prácticas para la planificación y gestión de los desplazamientos, incluyendo consejos sobre seguridad. Para comunicarse con los trabajadores las organizaciones pueden utilizar boletines internos o plataformas de comunicación digital, o bien reuniones de equipo de manera periódica.
Planificación anticipada
Planificar de manera anticipada los viajes suele generar ahorros significativos, ya que las reservas de última hora son más costosas al estar limitadas las opciones disponibles. Además, la planificación anticipada permite una mejor coordinación de los itinerarios, optimizando el tiempo y reduciendo el estrés asociado con los cambios de última hora.
En este sentido, las empresas deben incentivar la reserva anticipada ofreciendo, por ejemplo, reembolsos más rápidos o beneficios adicionales para quienes planifican su viaje con suficiente antelación.
Optimización de itinerarios
La optimización de itinerarios puede minimizar el tiempo de viaje y maximizar el tiempo productivo. Esto incluye la elección de rutas directas, la reducción de las esperas en los aeropuertos y la minimización de escalas innecesarias.
Las organizaciones tienen a su disposición diferentes herramientas comparativas para identificar las rutas más eficientes y los horarios que mejor se adaptan a las necesidades del negocio y de los empleados. Además, la flexibilidad en la elección de horarios y rutas mejorará la experiencia de viaje y reducirá el impacto del jet lag y el cansancio.
Seguimiento y análisis de datos
El seguimiento de los viajes realizados puede identificar patrones de gasto y oportunidades de ahorro. Esto incluye el análisis de costos por categoría y proveedor para identificar áreas de mejora y la evaluación regular de las políticas de viaje para asegurarse de que sigan siendo efectivas y relevantes.
Resulta muy efectivo establecer informes detallados sobre los gastos de viaje, así como evaluar el cumplimiento de las políticas marcadas por la empresa y medir el retorno de la inversión en los viajes de negocios frecuentes. Este análisis proporcionará una información muy valiosa para la toma de decisiones estratégicas y la optimización de los recursos.
Priorizar la seguridad y el bienestar del empleado
La seguridad y el bienestar del empleado deben ser una prioridad. Por ello, la organización deberá realizar una evaluación de riesgos asociados con los destinos de viaje, y proveer asistencia en caso de emergencias médicas o situaciones que afecten a la seguridad de los empleados durante el viaje. De igual manera, resulta conveniente implementar programas que aborden el estrés y el agotamiento que suponen los viajes frecuentes a los empleados.
Las compañías deberían ofrecer servicios de apoyo, como acceso a líneas de ayuda 24/7, seguros de viaje y programas de asistencia médica y psicológica para los trabajadores que quieran acogerse a ellos. Además, resulta necesario fomentar prácticas de viaje saludables, como la programación de descansos adecuados, o la elección de las opciones de transporte cómodas.
Conveniencia de contratar a una empresa especializada
Contratar a una empresa especializada en la gestión de viajes corporativos es altamente beneficioso para las organizaciones. Empresas como Hasenkamp cuentan con la experiencia y las herramientas necesarias para optimizar todos los aspectos relacionados con los viajes, especialmente en la relocation internacional.
Al externalizar la gestión de los desplazamientos las empresas especializadas se convierten en un valor añadido y una extensión del departamento de Recursos Humanos, proporcionando a los empleados el apoyo que necesita, mejorando su experiencia y permitiéndoles centrarse en sus tareas laborales, al tiempo que permiten que las empresas se centren en otras áreas del negocio.
